こんにちは、にじてんです！
・メールを読んでもらえない
・気持ちを汲み取ってもらえない
・伝えたいことが伝わらない
あなたもこんなことを考えたことはありませんか？
生活する上でコミュニケーションは必須です
その中でも、文章で伝えるメールは難しいですよね
本記事を読めば、伝えたいことを伝えられるメールの書き方がわかります
『シンプルな伝え方』の概要
この本では、コミュニケーション全般において伝えたいことを伝える方法が学べます
『シンプルな伝え方』を読んでわかること
・伝えられない人がすべき自己分析
・シンプルに伝えることの重要性
・メール、チャット、会話、プレゼンのコツ
この本は、日本マイクロソフトに努めている澤円(さわまどか)さんが書いています
澤円さんは「マイクロソフトカンファレンス」のプレゼンテーション投票にて2年連続1位を獲得しています
一言でいうと、伝え方のプロです
伝え方のプロである澤円さんが、伝えたいことを伝える方法をまとめてくれています
『シンプルな伝え方』のまとめ＆要約
この本では、伝えたいことを伝えるための具体的なコツがまとめられています
その中でも私はメールの書き方がとくに参考になると思いました
そのメールの書き方について、私が重要だと思った3つのポイントを紹介します
・求めるアクションを伝える
・件名を具体的に書く
・必要な情報だけを伝える
それでは順番に見ていきましょう
求めるアクションを伝える
1つ目のポイントは、相手に求めるアクションを伝えることです
メールは主に3つに分類されて、それぞれ相手にしてほしいアクションが違います
メールの種類を意識して書くことが大切です！
メールの種類
・事実、状況の説明 → 読むだけでいい
・了解、了承を得る → 返事をしてほしい
・依頼、要請をする → アクションをしてほしい
自分の書くメールはどの種類に当てはまるのかを確認してみましょう
相手にしてほしいアクションを明確にすることで、相手が行動しやすくなります
相手がアクションできるように意識してメールを書いていきましょう
件名を具体的に書く
2つ目のポイントは、件名を具体的に書くことです
1つ目のポイントで、相手にしてほしいアクションを意識してメールを分類しました
それをもとに、相手のアクションが伝わるように件名を書きましょう
件名を具体的に書くコツ
【報告】【依頼】【要返信】など、【】を使う
例：【要返信】A社ミーティング(9月8日)の会場場所の件
中身が想像できるメールにすることで、きちんと読んでもらえます
「お世話になっております」などという件名では、そもそも読んでもらえません
相手にしてほしいアクションを件名に書きましょう
必要な情報だけを伝える
3つ目のポイントは、必要な情報だけを伝えることです
必要な情報だけを伝えることで、わかりやすいメールを書くことができます
伝える必要のある情報
・相手の判断に必要な情報
・なぜ言わなかったのか、と言われたら困る情報
たくさんの情報を伝えすぎると、本当に伝えたいことが伝わらなくなります
伝えたいことが伝わらないと、相手はアクションを起こしてくれません
情報の取捨選択ができるようになりましょう
『シンプルな伝え方』の書評＆感想
私はこの本を読むまで、ダラダラと何も考えずにメールを書いていました
しかし、この本を読んでからは自分の考えを整理してからメールを書くようになりました
この本を読んだことによる変化について具体的にお話していきます
この本との出会い
この本との出会いは、中田敦彦さんのYouTube大学で『伝え方が9割の動画』をみたのがきっかけです
この動画を見て、人への伝え方が重要だという意識を持ちました
しかし、この動画は文章の彩り方という内容だったため、シンプルに相手に伝える方法も知りたいと考えました
『シンプルな伝え方』というタイトルがまさにぴったりな本に出会ったため、読むことにしました
この本を読んでの感想・変化
この本は、伝えたいことを伝えるための具体的なコツがまとめられている点が良いと思いました
本記事でもまとめたメールの書き方など、すぐに実践できる内容となっていました
すぐに私もメールの書き方を変えられました
メールの書き方が変わったことで、相手からの返信も早くなったように感じます
この本を伝え方の入門書として、メール、プレゼンなど、それぞれの題材が書かれている本へと進んでいくのが良いと思います
私は今後、プレゼンや文章術などそれぞれの内容が深く書かれている本を読んでいこうと思います
『シンプルな伝え方』のまとめ
今回は『シンプルな伝え方』について、私が大事だと思ったポイントや感想をお伝えしました！
ここでもう1度まとめておきます
・相手に求めるアクションを伝えよう
・アクションを伝えることで、相手が行動しやすくなる
・件名を具体的に書こう
・中身を想像できるメールは相手に読んでもらえる
・必要な情報だけを伝えよう
・無駄な情報を伝えると、相手に行動してもらえない
この本では他にも具体的なコツがまとめられています
チャットのコツはまだ新しい文化でもあるため、他にはなかなか書かれていない内容だと思いました
気になった方はぜひ読んでみてください！
